Die Immobilienwirtschaft hat sich in den vergangenen Jahren stark verändert. Wo früher Aktenordner, Telefonnotizen und persönliche Abstimmungen den Alltag bestimmten, begleiten heute digitale Tools nahezu jeden Arbeitsschritt: Ticketsysteme, ERP-Lösungen, Messenger, Videokonferenzen, CRM-Systeme oder natürlich KI-gestützte Anwendungen.
Gerade in Wohnungsunternehmen sind digitale Prozesse längst kein Zukunftsthema mehr – sie sind Alltag. Doch mit der zunehmenden Digitalisierung stellt sich eine zentrale Frage: Machen uns digitale Tools tatsächlich produktiver? Die Antwort ist komplexer, als man zunächst vermuten würde.
Digitalisierung kann auch belasten
Eine aktuelle Langzeitstudie mit dem Titel „Workplace digitalization and workload: changes and reciprocal relations across 3 years“ (Zacher & Rudolph, 2024) zeigt, dass Digitalisierung nicht automatisch zu Entlastung führt. Die Forschenden beobachteten über drei Jahre hinweg, dass mit zunehmender Digitalisierung häufig auch die wahrgenommene Arbeitsbelastung steigt.
Digitale Tools erleichtern zwar viele Prozesse, bringen aber gleichzeitig neue Anforderungen mit sich. Mitarbeitende müssen mehr Informationen verarbeiten, zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln oder dauerhaft erreichbar sein. Neue Systeme fordern zudem oft Weiterbildungsaufwand, wodurch zeitliche Kapazitäten gebunden werden.
Mehr Tools bedeuten nicht automatisch mehr Effizienz
Steigt die Arbeitsbelastung, reagieren viele Unternehmen häufig mit noch mehr Digitalisierung. Zusätzliche Tools oder weitere Automatisierung sollen entlasten, führen aber nicht immer zu einfacheren Abläufen. Denn jedes neue System schafft auch neue Herausforderungen. So entsteht schnell das Gefühl, zwar digitaler, aber nicht unbedingt effizienter zu arbeiten.
Produktivität entsteht durch sinnvolle Digitalisierung
Nicht die Anzahl digitaler Tools macht produktiv, sondern deren sinnvoller Einsatz. Digitale Lösungen entfalten ihren Nutzen vor allem dann, wenn sie Prozesse vereinfachen und Mitarbeitende entlasten. So entstehen Freiräume, die für die persönliche Kommunikation mit Mieterinnen und Mietern, für die Betreuung in schwierigen oder sensiblen Lebenslagen, für den Aufbau langfristiger Beziehungen oder für die Quartiers- und Gemeinschaftsarbeit genutzt werden können.
Fazit
Ob digitale Schadensmeldungen, Dokumentenabfrage und Terminvereinbarung oder der Einsatz moderner Software in der technischen Objektbetreuung – automatisierte Prozesse beschleunigen die Bearbeitung, können aber auch gleichzeitig die Erwartungshaltung an schnelle Reaktionen erhöhen. Zu viele Systeme, ständige Erreichbarkeit und eine wachsende Informationsflut können den Arbeitsalltag sogar zusätzlich belasten. Perspektivisch wird es also immer wichtiger werden, sich durch geschickte Organisation oder Techniken für Planung und Disziplin vor Überforderung zu schützen und sich selbst für diese Thematik zu sensibilisieren.
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